beszerzés

Érdekes, hogy akárkit kérdeztem meg az ismerőseim közül a Lean-ről, mindenki fintorokat vágott, s noha nem vártam lelkesitő himnuszokat, a negativ hozzáállás egy kicsit meglepett. Pedig a Lean egy nagyon jó ötlet, eredetileg a Toyota gyárban ismerték fel, hogy ahelyett, hogy folyamatosan ellenőriznék a dolgozókat, inkább megkérik őket, hogy mutassanak rá azokra a pontokra, amik nem jól működnek, és a továbbiakban azt lehet javitani, aminek még az az előnye is megvan, hogy a témához legjobban értő, valóban az adott területen dolgozó teszi meg az észrevételeit, nem egy kívülálló. Ez bizony fantasztikus ötlet, a minél laposabb szervezet iskolapéldája, és nyugodtan mondhatom, az utóbbi évek slágerszava.

Közhely, de mi magyarok panaszkodunk a legtöbbet és nagyjából bármikor bármiről meg tudjuk mondani, hogy nem működik, ami már csak azért is vicces, mert a modern szervezet valóban azt szeretné, ha nem panaszkodnánk, hanem megoldanánk a dolgokat. Az előző mondat rá is vezet minket a valóságra: nálunk a dolgozó nemhogy nem kritizálja a folyamatot, még akkor se, ha az többletmunkát okoz, de igyekszik megfelelni a papír szerinti munkának. Sajnos az sem véletlen, hogy ez így alakult. A főnökök a pozícióik védelmében legtöbbször elzárkóznak a valódi probléma kezeléstől, és megelégednek azzal, ha a tekintélyük csorbitatlan, pedig a lean alapelve éppen a megkérdőjelezés lenne.

Persze ezt is cége válogatja. Elképzelem az egyik állami szervet, ahol Kovács Géza algyakornok odamegy az osztályvezetőhöz, hogy elnézést, ezek és ezek nem jók, át kéne gondolni a folyamatot... A lean ezért azokon segít, akik már eddig is nyitottak voltak, hiszen például be merik vezetni ezt a módszert. Igen, előbb-utóbb megkerülhetetlen lesz ez, csak győzzük kivárni.

Ezt nem lehet eléggé hangsúlyozni.Vegyünk mondjuk egy sales-est, aki nem megrendelés irással tölti a napjait, és mivel az egyiket elrontotta, most irnom kell neki, hogy a jövőben jobban figyeljen oda. Tegyük fel, megirom neki, majd két nap múlva ő keres meg, hogy adjak neki szállitási időt egy termékre. Hogyan és mikor reagálok?

Mondhatom azt, hogy ez az ember nem fontos kapcsolatom, nem sok közös ügyünk van, sőt még a megrendelés irásban is hibázott, tehát nem fogom fontosnak tekinteni a levelét. Persze aki most azt irná, hogy azonnal meg kell válaszolni, az sem dolgozott még valódi cégnél, ahol nem lehet mindig minden levélre azonnal reagálni. Én kétféle válasz közül szoktam választani. Az egyik az ügy fontossága. Ha mondjuk a cég elveszit egy nagy üzletet amiatt, hogy én nem adok időben választ, az nem túl elegáns, akkor sem, ha egyébként meg tudom magyarázni, hogy más, fontos ügyeim voltak. A másik mérlegelési elvem viszont pont a csapatmunka. Ha ismerem a kolléga folyamatait, hogy mit miért kérdez, esetleg zaklat, akkor rögtön máshogy néz ki az eset. És pontosan itt kezdődik az, amit mondani akarok. A valóságban még sosem voltam olyan helyzetben, hogy a társosztályokkal le tudtam volna ülni csak azért, hogy átbeszéljük a folyamatokat, hogy ki mit miért csinál, mindig csak dolgozni kellett egy ügyön, és ha az lement, akkor lehetett egy másik ügyet felvenni. De annak ellenére, hogy a munkamennyiség ellenünk játszik, mégis nagyon fontos ezeket a kapcsolatokat kialakitani, egyszerűen azért, mert a másik szemléletének megértésével én is időt és energiát is nyerek.

Egy konkrét példa: egy összecsomagolás várható beszerzési árát kérdezte tőlem egy sales-es. Nyilván ő a saját szavaival irta le, hogy mit képzelt el, több adat hiányzott és volt ,amit többféleképpen lehetett érteni. Ilyenkor megtehetem, hogy visszairok neki, hogy pontositsa az elképzelését, majd megfuttatom a beszállitói körrel, ami mondjuk 3-4 nap, és akkor visszajelzek. Ez az én játékszabályaim szerint megfelelő lenne, és bizonyára minden felettes megértené, hogy miért választottam ezt az utat. Hiszen másfelől ott van az, hogy ha visszairok azonnal, hogy kb 50-80 ft pl., akkor lehet, hogy visszakapom, hogy mi alapján mondom ezt, meg hogy pontositsak. De ha tudom, hogy a sales ki szeretne ajánlani egy partnernek egy csomagolást, ami kb ilyen és ilyen lesz, az én információm egy nagy excel táblába kerül, amiből még dolgoznak, akkor máris megvan, hogy mennyi ráforditás szükséges az egészhez. Nem dolgozom feleslegesen, de nem is felejtem el az ügyet: hirtelen a levél mögött ott lesz az ember is.

Általában nagy cégek csinálnak olyat, hogy megbiznak egy másik céget, hogy segitsen nekik a beszerzés támogatásában. Ilyenkor, bár van beszerző is az országban, megbízzák ezt a külsős csapatot, hogy tendereztessen le egy adott területet. Ez azért jó, mert egyrészt a beszerző mással foglalkozhat, másrészt ezzel szinte automatikusan megoldják a korrupciós kérdéseket is, ezért azok a cégek, ahol ez fontos, előszeretettel alkalmazzák ezt a módszert.

Az alkalmazásuk könnyen megy: végtelen prezentációkat gyártanak, és sokszor hivatkoznak olyan kontrollpontokra, amik szerintük megkerülhetetlenek. Ezzel a mondattal el is árultam, hogy nem vagyok a híve ezeknek a programoknak. A prezentációk valóban jól néznek ki, de sokszor nincs közük a valósághoz. Az alapállapot ugyanis minden esetben az, hogy a kihelyezett központ megkap minden információt. Itt kezdődnek a gondok. Ugyanis azok az információk, amik kellenének, nincsenek meg. A beszerző vagy egyeztet a szakterülettel, vagy riportokból szedi ki, de a közös az, hogy ezt nem lehet megspórolni. Ez pedig azt jelenti, hogy a beszerző dolgozik - a kihelyezett kolléga nem.

Sokszor az ügy sem teljesen egyértelmű, ilyenkor a beszerző odamegy a társosztályhoz, és egyeztet. De mit tud tenni a külsős? Leveleket irogat, vagy megkéri a beszerzőt, hogy tisztázza a témát. Megint ugyanott vagyunk, ez nem segítség.

A tenderezéssel is lehetnek bajok. A szállító ugyanis kérdez, a kihelyezett ember meg nem tudja a választ, innentől  viszont az egész egy bohózattá válik.

Gyorsan tegyük viszont hozzá, hogy a külsős cégek alkalmazása sohasem a beszerző döntése, ezért érdemes lehet azon gondolkodni, hogy mivel lehetne jobbá tenni a folyamatot, ha már együtt kell működni? A válasz igazán egyszerű és mégis bonyolult: kommunikációval. Minél több szempontot, adatot, háttérinfót osztok meg velük - természetesen az ügyhöz kapcsolódóan - annál könnyebb lesz nekik is elképzelni, hogy miről van szó.

Én minden ilyen kapcsolatot úgy kezdek, hogy megpróbálok találkozni az illetővel, vagy ha az nem megy, akkor telefonon beszélni. Jó, ha kialakul legalább egy kép, hogy kivel is dolgozunk együtt.

Egy olyan témáról lesz most szó, amelyről nagyon ritkán esik szó, pedig a jelentősége szerintem óriási. Ez pedig a csapat. Nem a beszerzési csapat, nem is a pénzügyi, hanem az egymással dolgozó emberek csapata. Az valahol természetes, hogy nagyon sok emberrel együtt kell dolgozni, házon belül is, de a felvételnél sosem szempont az, hogy az illető hogyan fog majd kijönni a másik terület embereivel. Pedig nagyon fontos kérdés ez, mert hiába jó valaki a saját helyén, ha nem tud együttműködni egy másik osztály embereivel. Dolgoztam olyan cégnél, ahol a marketing volt a legfontosabb, és ezért egy kicsit nekem is marketingessé kellett válnom, legalább annyira, hogy megértsem az ő szempontjaikat, és ne ismételgessek üres frázisokat. Máshol a sales csapat segitése a fő cél, ott viszont az azonnaliság, a problémák mindenáron való megoldása a prioritás.

Fontos tehát, hogy legalább alap szinten a beszerző is értse a többi osztályt, de ez még kevés. Ha együtt kell dolgoznom Krisztivel a hr-ről, akkor az is fontos, hogy személy szerint kijöjjek vele. Ez nem jelenti a saját személyiségem feladását, csak azt, hogy legalább jóban legyünk. Nagyon sok múlik ezen, mert ő lesz az, aki adott esetben a legtöbbet segitheti, és persze el is ronthatja a munkámat. Ha mondjuk kifejezetten nem kedvel, mindig mondhatja azt, hogy az ajánlatok nem elég jók, újabb kört kell tartani, vagy egyszerűen nem adja át az információkat, amiből dolgozom.

Hogyan lehet elősegiteni az egymásra hangolást? Semmiképpen sem erőltetve, mindenáron csapatépitő tréningre mászkálva. Egyszerűen időt kell hagyni egy közös ebédre, egy teázásra, amihez persze az is hozzátartozik, hogy legyen 5 perc egy teázásra, és ne kelljen emiatt tovább bent maradni. Egy idő után mindenképpen kialakul egyfajta háló, melyen Kriszti mondjuk jó pontokat kap, Timi meg mondjuk nem. Legyen önkritikánk, és ismerjük fel, ha több a negativ elem, mint a pozitiv. Ebben az esetben érdemes máshol másokkal folytatni - a csapat nagyon fontos.

Az év vége nem csupán az üzleti év végét szokta jelenteni, hanemaz új év, új prioritások, új tervek kovácsolását. A beszerzők legfőbb mérőszáma, a megtakaritás minden évben egy kicsit feljebb csúszik, függetlenül attól, hogy ez mennyire reális, illetve mennyire van összhangban a lehetőségekkel. És tapasztalatom szerint ez az az időszak, amikor bele lehet menni a folyamatok harmonizációjába. Ez azért nehéz téma, mert egy már működő folyamatba belenyúlni mindig kicsit kényes feladat, mégis fontos. Mivel az adminisztráció elsődleges, és az erőforrások mindig szűkösek, nem kérdés, hogy minden megtakaritott perc bőségesen megtérül év közben, amikor az erőket ad-hoc munkákra kell tartogatni.

A tapasztalatom az, hogy bőségesen megtérül a folyamatok megértésébe és átnézésébe fektetett idő. Sosem felülről, a valódi munka megnézése nélkül kezdek ilyen témába. A legtöbb, felülről furcsának tűnő dolognak általában lent, a raktárban vagy az adminisztrációban van az indoka. Mindig vannak kivételek és mindig lehet találni olyan témát, amivel bőven van tennivaló. Ezért ezt az időszakot érdemes erre szánni, később már nem lesz rá idő.

Cudar egy év vár a nyomdák többségére idén is. Egyrészt a prospektusokon, szórólapokon, posztereken könnyen lemond a marketinges, ha veszélyben látja a büdzséjét, másrészt egyre nagyobb szerepe van az internetnek az információgyűjtésben, ezért én nem is várom azt, hogy a nyomdák a válság elteltével jóval nagyobb sebességre kapcsoljanak. Ha ez még nem lenne elég, egyre több nyomda jelent meg a piacon, a konkurenciaharc pedig odáig vezetett a szűkülő piacon, hogy sokan már önköltségi ár alatt próbálkoznak megrendeléshez jutni. Ezek a nyomdák arra számitanak, hogy ha egyszer bejutnak egy olcsó árral, akkor ugyan azon a munkán veszteségük lesz, de később vastagabban fog majd a ceruzájuk, és visszaszerzik az elmaradt bevételt.

Azt gondolom, hogy etikailag nem elfogadható az, ha valaki ezt a gyakorlatot folytatja. Egyrészt a nyomdai munkák folyamatos versenyeztetésével az egyszeri kedvezmény utáni árdrágitás nem is kivitelezhető, hiszen a munkát egy olcsóbb vetélytárs fogja elvinni, de ez csak a technikai része a történetnek. Hosszú távon az ár csak egy szempont, bár fontos szempont. A beszállitó hosszú távon kizárólag fejlett kapcsolattartással, minőségi munkával, a vállalt határidők betartásával tud bent maradni a versenyben, ez pedig feltételezi azt is, hogy a munkái után valamekkora profitot realizálnia kell, mert ha nem teszi, nem tudja fizetni a munkatársait, az amortizációt stb.

A túlzottan alacsony ár más szempontból is félrevezető. Nyilvánvalóan mindenki számon tartja, hogy egy adott munkát mennyiért rendelt meg, ehhez viszonyitja a többi munka árát, azonban ha irreálisan alacsony ár kerül be, akkor az válik elvárássá. Veszélyes játék!

Népszerű, és sajnos állandó szófordulat is lett a címben idézett szó. Legyen szó fizetésemelésről, vagy áremelésről, ez egy olyan szóvirág, amit mindig elő lehet kapni, és egy vitában döntő érvként felhozni. Ezzel együtt azt gondolom, hogy most már egy kicsit kiüresedett ez a szó, a megoldás szóval és a hatékonyságnöveléssel együtt. Miért nem kap a kolléga új laptopot? Nem a válság miatt, hanem mert egyrészt ez egy remek költségcsökkentés (persze ha nem bérlik azokat) és mert a mostani gépek már elég jó teljesítményűek ahhoz, hogy ne kelljen őket eldobni pár év után. Úgy érzem, itt álságos lenne azt a választ adni, hogy válság van, és örült neki hogy van munkád.

Sokszor kerültem már olyan helyzetbe, hogy egy fentről jövő utasitást, de legalábbis javaslatot kellett megvétózni, de legalábbis ellenérveket felhozni. Távolról, mondjuk Amerikából valóban zavaró lehet, hogy egyrészt mi ez a sok ország itt Európa keleti részén, másrészt mindenki még ráadásul a saját szállitóit is szeretné használni. Vegyük mondjuk az utazást. Mindenki tudja, hogy az a betüs cég drága, rugalmatlan, ráadásul nálunk a kártyáit sem fogadják el, tehát nincs ok, amiért egy beszerző őket választaná. Viszont felülről, kellő távolságról nézve kicsit máshogy fest a dolog. A riportok egységesek minden országra, könnyű skálázni és globálisan, mondjuk Londonból kezelni. Az ellentmondás feloldása ezúttal elmarad, van olyan helyzet, amikor érdemes harcolni a helyi cégért, de van amikor a drágább ajánlat ellenére a globális verdikt győz. Az viszont biztos, hogy nem érdemes azonnal visszavonulni, ha elhangzik a globál szó, mert sokszor ott fent sem tudják, hogy a globális nem csak jót jelenthet.

Minden beszerző életében eljön az a pillanat, amikor elkezdenek özönleni a cégek, akik természetesen mind a saját terméküket/szolgáltatásukat szeretnénk ránk sózni. Ahogy egyre ismertebbek leszünk, egyre többen fognak felhívni, és találkozót kérni. Ezek a találkozók sokszor előre tudhatóan sehova se vezetnek, ha mondjuk éppen most vagyunk túl egy grafikai tenderen, akkor az eredményhirdetés után 3 nappal jelentkező cég nyilván nem fog labdába rúgni, de általánosságban is igaz, hogy egy jó sales csapat nem feltétlenül jelenti azt, hogy a szolgáltatás, amit kinálnak is jó lesz.

Egy ilyen bemutatkozást én még sosem tudtam fél óra alá szorítani, és ha innen nézzük, akkor a munkaidőnk máris csökkent. Ennek ellenére én igyekszem mindenkivel találkozni. Egyrészt sosem lehet tudni, mivel rukkolnak ki a cégek, másrészt ez egyfajta piackutatás is. Könnyen lehet, hogy most épp nincs szükségem nyomdára, de lehet, hogy egy hónap múlva kelleni fog, és akkor a megfelelően archivált névjegykártya egy mozdulattal előkapható, és ez persze bármilyen szolgáltatásra igaz. Másrészt néha egy-egy találkozó felér egy továbbképzéssel (ha már nyomdát emlitettem, a digitális technika a nyomdáknál kb 5 évvel ezelőtt terjedt el, azelőtt mindenki ofszetet javasolt, utána az összes üzletkötő digitális nyomtatványokkal jött). Még olyan helyzetekben is, amikor látszólag semmi értelme nem volt a találkozónak, tudtam tanulni, ha mást nem azt, hogy mik azok a slágertémák, amikkel egy eladó próbálkozik.

Azt is ki kell emelnem, hogy ezeknek a találkozóknak semmilyen hatásuk nincs a normál ügymenetre. Sosem kezdtem bele egy témába csak azért, mert valaki megkeresett vele. Hiszen a szállitók kiválasztásának bár fontos része a meghivandó cégek összeállitása, annak mindig önálló keresésen kell alapulnia.

Vannak olyan meghatározó témák, amik szinte az egész évet meghatározzák. Egy telekom ügy, mire a szolgáltatásokon, mobilinterneten, vezetékesen átmegyek, nem beszélve a készülékekről, bizony hónapokra meghatároz. Az autótéma hasonló: a modellek, finanszirozás, flottacég, el is ment az év. És akkor még nem is beszéltem a szakaszokról, mert ugye az adatgyűjtés, előkészités, tenderkiirás, versenyezetés, eredményhirdetés, bevezetés, utókövetés, elégedettségi felmérés jócskán meghatározza a teendőket, és egyúttal remek csapdalehetőséget kinál. Azt vettem észre magamon, hogy szinte folyamatosan csak egy adott témáról beszélek, abban élek, és közben a cég életében ez csak egy szelet, és ideje friss levegőt beengednem. Egy részletkérdés vagy a bevezetés egyeztetései könnyű csapdát állítanak, mert fontosnak tettetik magukat, miközben már bőven a következő ügyön kellene dolgozni. Tudni kell elengedni is egy témát, bármennyire is ésszerűnek tűnik minden részletkérdését megvitatni.

A sláger fülbemászó, könnyed, megragad az emberek fülében. Nos, szerintem az egyes osztályoknak is mind megvannak a maguk slágerei. Emlékszem, egy időben annyit hallottam a sales-től a megoldást szállitunk, nem terméket szófordulatot, hogy a végén már a mondat hallatán is mosolyognom kellett. Ezzel együtt a slágerekre szükség van, mert ezeknek a segitségével eleveníthetjük fel a jelszavakat, főbb dolgokat.

Arra törekszem, hogy minden évben legyen legalább egy olyan ügy, ami slágerré válik. Nagyon hasznos például letárgyalni az irodaszer árakat, de ezzel nem teszek szert népszerűségre. Még soha senki sem jött oda hozzám, hogy öregem, fantasztikus, hogy ez a toll csak 20 ft-ba került. A napi működés során szintén nehéz igazán feltűnni. Itt olyanra van szükség, ami robban. Vegyük mondjuk az autó témát. Erről mindenkinek megvan a véleménye, ki így csinálná, ki úgy, de mindenki foglalkozik vele. Ha mondjuk nem az árcsökkentés kommunikációjára fókuszálunk, hanem a minőség javulására, az már lehet valami.

A nagy témát persze leginkább érezni kell. Egy minden évben ugyanolyan piackutatás letárgyalása közben jutott eszembe, hogy mi lenne, ha nem pont ugyanazt mérnénk fel ugyanúgy, hanem olyan dolgokat kérdeznénk, amikből következtetéseket lehet levonni. Az eredmény: a marketing igazgató az eredmények láttám tiszteletbeli marketingessé avatott, az üzlet pedig közvetlenül tudta hasznositani a felméréseket. Erre a témára bizony még évek múltán is emlékeztek! Érdemes gondolkodni a következő slágertémáról..

A háttérinformációk fontosságára szerintem már a legelső nap rájön az ember, de én most nem erre gondoltam. Volt egy ügyem, ahol látszólag minden simán ment, átvettem a szakterülettel a szolgáltatást, meghallgattam a sirámokat, hogy drága a mostani cég, előkészitettem a tendert, aztán egy véletlen folyamán még időben leállitottam az egészet. Történt ugyanis, hogy a sosem elérhető igazgató feldúlt arccal keresett, miután az egyik aszisztense elmesélte, hogy állunk a tenderrel. Kiderült, hogy ő nem valódi tenderre gondolt, mert a cég rövid távon nem helyettesithető, hanem csak rá akart ijeszteni a cégre, akik éppen árat akartak emelni. Persze az igazgató nem áldozott volna öt percet korábban rám, amivel elkerülhető lett volna az eset. A pénzügyi igazgatóval való konzultációm után viszont arra jutottam, hogy az emlitett cég több szálon kapcsolódik a céghez, és mivel a költés sem volt akkora, hogy megérje a konfliktust, igy csak 1 céggel tárgyaltam.

Ez az eset sokszor eszembe jut azóta is, ha jön hozzám valaki egy olyan témával, aminél nem látom tisztán a szálakat, és bizony veszem a fáradságot, és megkeresem a valódi kérelmezőt.

No igen, mindig vannak olyan témák, amelyek hálátlanak, mert már indulásnál lehet látni, hogy megtakaritás nemigen lesz a dologból, nem is jelentős a téma, tehát nincs értelme sok energiát fektetni bele. Látszólag. Ilyen témák minden cégnél vannak, a viráglocsolás, futárszolgálat, forditások, és még ezer más. Szerintem ezek a témák is jók, csak a fejünket kell átállitani. Ha mondjuk egy futárcéget keresünk, könnyen lehet, hogy mondjuk a marketing nincs megelégedve a jelenlegivel, és biztosan értékelni fogják, ha megváltozik a szolgáltatás. Néha az igazgatók is szeretnek apróságokban elmerülni, az egyik pénzügyi igazgató minden alkalommal megjegyezte, hogy nagyon sokba kerül a virágöntözés - és persze tizezrekről volt szó. Mégis, miután megoldódott ez az apróság, nagyobb ügyekbe is bevont, mintegy értékelve azt, hogy foglalkoztam a problémájával, és nem a számokat néztem. Nem árt észben tartani!

Néha megtörténik, hogy a szakterület, bár be kell vonnia a beszerzést a folyamatba, majdhogynem kész tények elé állitja. Ilyenkor az utolsó pillanatban kapok egy levelet a beszerzésről, mintegy csupán jóváhagyásra a már eldöntött és kiválasztott szállitó adataival, jó esetben legalább egy más cégtől érkezett ajánlat is van, és azt várják tőlem, hogy hagyjam jóvá, hiszen már meg kellett volna rendelni, és különben is, mit akadékoskodok. Van egyfajta csábitás, hogy hagyjam az ügyet, hiszen ez konfliktus a javából, és lehet, hogy akár magasabb szinteken is, mégsem engedek a csábitásnak. Egyrészt ha egyszer hagyom, akkor utána sosem lesz tekintélyem ahhoz, hogy legközelebb előbb bevonjanak, másrészt ezek az ügyek általában elég nagyok ahhoz, hogy nagyobb megtakaritást lehessen elérni.

Sokszor találkozom azzal, hogy a szakterület furcsán veszi azt, hogy a beszerzés bele akar szólni a szállitók kiválasztásába. Hiszen a szakterület ért hozzá a legjobban, mondják, és különben is, ezzel vagy azzal nagyon jó a kapcsolat. Nem gondolnak bele, hogy a hasonló kapcsolatok sokszor ellentmondanak a vállalatok egyre komolyabban vett compliance szabályzatainak. Szintén biztositani kell, hogy összefonódás még véletlenül se jöhessen létre, ezért a beszerzés egy ilyen csatából jól jön ki, ha nem megsértődve, a szabályokra mutogatva kezeli az ügyet, hanem diplomatikusan, a közös érdekekre való hivatkozással. Az szinte elkerülhetetlen, hogy a szakterületnek legyen preferanciája, de az ár meggyőzheti még a legelszántabb fanatikust is.

Amikor ezeket a sorokat irom, még nincs megegyezés az amerikai hiány finanszirozásáról. Mint ismeretes, törvényben szabályozott az, hogy mekkora költségvetési hiánya lehet az országnak, és ezt a plafont bizony elérték, tehát valamit tenni kell. Persze egyszerűen hangzik a megoldás: emeljék fel!, csak ez nem ilyen egyszerű. Láttuk, mi történik a görögökkel, ha most Amerika is rálép erre az útra -azazhogy már rálépett, tehát ha nem megy másfelé- akkor bizony gondok lesznek. Mondjuk egy ideje már az se titok, hogy Kina finanszirozza a még mindig világhatalmi törekvésekkel rendelkező országot, ami később biztosan gond lesz. Mert nem hogy megtámadni nem kell a világ vezető hatalmát, csak egyszerűen nem kell több usa államkötvényt venni.

Még nem tudjuk, lesz-e újabb Görögország Amerikából, mint ahogy Portugália, de lassan majdnem az összes ország sorsa kérdéses. Csak most épp Amerikáról volt szó.

Nem most szeretnék elkezdeni moralizálni, de ami a görögökkel történik, az tanulságos. Az a helyzet, hogy hosszú távon nem lehet többet költeni, mint amink van. Ez a takaróhasonlat egyszerűnek tűnik, és az is, de vállalati környezetben hajlamosak vagyunk megfeledkezni róla. Új autó a kollégáknak? Nem lenne érdemesebb inkább meghosszabbitani a futamidőt? Az utóbbi néhány év amúgy is kezd rászoktatni erre a logikára. Rengeteg olyan költés van, amiből le lehet faragni, vagy urambocsá, el lehet hagyni.

Sokféle logikával lehet kezelni a csökkentéseket, én mindig egy háztartásból indulok ki. Vannak olyan tételek, amikkel nagyon nehéz mit kezdeni, mondjuk egy svájci frank hitel, akarom mondani egy irodabérlet. De nem kell megvárni a futamidő végét ahhoz, hogy újratárgyaljuk a pontokat. A piackutatás és marketing jó dolog, de lehet, hogy egy kicsit szűkiteni kellene a feladatokat. A külsősök által végzett feladatokat megkaphatják a kollégák, kiderül, hogy a recepciós is tud szkennelni..Akarat kérdése az egész. A görög példa mutatja, mennyire szükségünk van rá.

Ilyenkor nyáron lelassul minden: a főnökök szabadságra mennek, érdemi döntések nem készülnek, az eddig megszerzett rutin alapján dolgozik mindenki. Pedig ilyenkor van itt az ideje a folyamatok átvizsgálásának, a régóta halogatott elemzések elkészitésének. Mivel egy kicsit visszaesik az idegeskedés is, ezért ez ideális időszak azokra a megbeszélésekre, amelyeket korábban azért mondtunk le, mert nem volt rá idő. Akár aszisztensi szinten érdemes egy hello-t mondani, eddigi tapasztalataim szerint szinte bizonyosan elő fognak jönni olyan dolgokkal, amikkel évközben semmiképpen.

Szintén ideje lehet a közös ebédeknek, kicsit kötetlenebb teázásoknak, amelyekből szinte mindig kijön valami. Végre van idő a piackutatásra, korábban ismeretlen cégek megismerésére, találkozókra, melyek igen hasznosak lehetnek később.

Szükség van a szabadságra is, hogy visszatérve újult erővel tudjunk nekivágni a hétköznapoknak..

A körülöttünk lévő országok közül egyértelmű, hogy Ausztriában magasabb árral számolhatunk, mint bárhol máshol. Nem is igen láttam még valakit, aki ott keresett volna. Szlovénia sem jó példa: az életszinvonal már elég magas ahhoz, hogy az árak is elszabaduljanak. Horvátországban a fejlettség hiánya a visszahúzó erő, Szerbiában a korrupció és a teljesen átláthatatlan, egyébként is alacsony szinvonalú ipar az, ami riasztó. Románia? Ez már érdekesebb kérdés. A nagyobb országméretből adódik, hogy saját gyárakat hozzanak létre, és sokszor az egészen alacsony munkaerő költség és a növekedési víziók igéretesek. De jaj, ha a partnercég valamiért nem tartja fontosnak az üzletet! Sokszor lehet magyar nyelven is üzletelni, ami nekünk kényelmes.

Ukrajna a jövő igérete, de ma még kiábránditó a korrupció, az adminisztráció, és az általános politikai instabilitás. Az áraik viszont már most elképesztően jók, de stratégiai szállitást nem biznék rájuk.

Szlovákia bizonyos területeken az igéret földje, de ha nem azokra a szolgáltatásokra van szükségünk, akkor felejtsük el. Mindenesetre szállitmányozás, raktározás, nyomdai munkák területén érdemes velük számolni. Szerencsére a vezető világcégek még nem hóditották meg, ezért a helyi cégek néha meglepően jó ajánlatokkal jönnek...

Vissza is jutottunk Ausztriába, azazhogy lenne még egy tippem. Lengyelország. Nagyon erősen fejlődnek, és közben ügyfélorientáltak is, ez jó párositásnak tűnik..A veszély ez esetben is a mennyiség lehet, vagyis ha a partnernek a mi mennyiségeink nem jelentenek érdemi megrendelésállományt, akkor könnyedén félredobhatják a határidőket, márpedig akkor hiába magyarázzuk, hogy 30 %-ot spóroltunk...

Rengeteg előnnyel jár, ha van egy kis rálátásunk a szomszéd országainkban történő eseményekre. Lassan a beszerzésben is kialakult a specializáció, igy könnyebb szemmel tartani a környező országok beszerzési tendenciáit.

Érdekes Kelet-Nyugat tengely alakult ki. Vannak olyan témák, ahol nyugatra tekintünk, és azt nézzük, hogy kik azok, akik pl. Németországban erős beszállitók. Mondjuk biztositás területén biztosan szivesen dolgoznék több évszázados tapasztalattal bíró cégekkel. Ez az egyik oldal. Mára kialakult a keletre figyelés is, hiszen mondjuk nyomtatásban az olcsó munkaerőnek köszönhetően az itteni cégek olcsóbbak. Nem érdemes tehát angol beszállítót keresni nyomdai munkára, de lengyelt, cseht, vagy akár románt már inkább. Itt egyre keletebbre tekintünk, habár mindig mérlegelni kell a kockázatokat is, amik mondjuk egy ukrán céggel való üzletelésnél előfordulhatnak. Mégsem érdemes azonnal lemondani róluk: nem ritka, hogy akár 20-30 százalékkal olcsóbbak, ami pl. a fizetéseket tekintve nem is csoda.

Ekkor még persze Európán belül maradtunk. Az utóbbi 10 évben már lassan közhellyé válik Kina, ahol egészen elképesztő árakkal dolgoznak, és sokszor Eu-n belüli cégekkel is kapcsolatba kerülhetünk, nem kell rögtön odautazni...Habár riogatnak, hogy Kina egyre drágább lesz, valójában még nincs alternativája. Hosszabb távon persze kérdéses, hogy megmaradnak-e az alapanyag vagy kézi munkát igénylő területeken, vagy Indiához hasonlóan megpróbálnak feljebb kerülni.

Kelet-Nyugat Európa vagy Kína? A válasz a témától függ. Mindenesetre nem árt körülnézni, és végül összevetni a hazai árakkal.

Talán már nem kell külön győzködni a döntéshozókat, hogy szerződés nélkül ne dolgozzanak senkivel, hiszen szinte minden igazgatónak volt már kellemetlensége abból, hogy az elején nem fektették le a szabályokat a szállitóval. Az mégis általánosnak tekinthető, hogy a szakterület igyekszik megállapodni a szállitóval, természetesen a beszerzéssel együtt, aztán az egész paksamétát leadják a jogászoknak szerződésirás cimszóval. Pedig a szerződés a legfontosabb dokumentuma két fél között: találkoztam már azzal is, hogy a tárgyaláson a cég belement 5 munkanapos szállitásba, a szerződésbe mégis 10 napot irtak, és azt gondolták, hogy nem vesszük észre.

Minden fontos kérdést a szerződésben tárgyalni kell. Különösen, ha nem magától értetődő. Ekkor kell átgondolni, hogy a szállitó milyen hibája fog minket érzékenyen érinteni, és arra különösen odafigyelni. Előfordulhat, hogy a szállitási idő attól is függ, hogy mi mikor hagyjuk jóvá a feltételeket, ilyenkor a céget nem lehet hibáztatni. Más kérdés, ha mondjuk egy árajánlat nem érkezik meg egy hét alatt sem: ne gondoljuk, hogy a szállitónak úgyis érdeke minél hamarabb jelentkezni.

Egy jól megirt szerződés mindkét felet védi, de a megrendelőnek van igazán szüksége rá. Már egyetlen vitás ügyben visszajön a befektetett munka, és legtöbbször a szállitó is egész máshogy dolgozik, ha tudja, milyen keretek között működhet. Én sosem hagyom a jogászokra a teljes szerződés egyeztetést, mert nekem más szempontjaim is vannak, mint valakinek, aki nincs benne a rendelési folyamatban.

Biztos vagyok benne, hogy mindegyik osztályon van legalább egy "rossz szállitó". Nem az ár miatt, hanem mert nem értik az üzletet. Ők azok, akiknek tizszer kell elmagyarázni, hogy a számlára rá kell vezetni a megrendelésszámot, de tizenegyedszerre sem irják rá. Ők azok, akik nem időre szállitanak, mert "ezt annyi idő alatt nem lehet megcsinálni". A legnagyobb probléma velük az, hogy elvonják a figyelmet a valódi feladatokról. Tizedszerre visszadobni egy számlát vagy folyamatosan vitatkozni a telefonban nem igazán hatékony, amellett egyetlen vezető sem fog emiatt váltani, mondván, az aszisztensnek van ideje ezekkel foglalkozni.

Pedig hiba meghagyni mindent ugyanúgy. Nemrégen egy nyomdai céggel merültek fel problémák. Az aszisztens folyamatosan jött hozzám panaszkodni, hogy a cég nem ad időben árajánlatot, és amikor végre megteszi, akkor is hibásan, a munkák nem készülnek el időre stb. Végül muszáj volt tenni valamit, ekkor behivtam a céget egy beszélgetésre, ahol szembesitettem a feleket. A cég viselkedéséből kiderült, hogy megnyertek egy nagyobb pályázatot, és a mi cégünktől kapott munka már nem volt olyan fontos, mint előtte. Ahelyett, hogy tovább szenvedtünk volna a céggel, váltottunk, noha az ár nem lett alacsonyabb. Másfelől viszont az aszisztensnek megspóroltam néhány órát.

Hasznosnak tartom, ha a számlák átmennek a beszerzésen. Természetesen a pénzügy is ellenőrzi a megrendelésszámot, az alapadatokat, de sokszor a beszerzésnek más szempontjai vannak. Először is, az ár. Egy jó beszerző látja, hogy egy szolgáltatás annyiért reális költség-e, vagy érdemes tovább foglalkozni a témával, másodszor ötleteket lehet igy meriteni. Ha bejön egy többmilliós számla, és nincs rá szerződés, nem volt tendereztetve sem, akkor azzal a témával érdemes foglalkozni. Apróságnak tűnik, de én mindig ellenőrzöm a fizetési határidőket is.

Nemrég több olyan számlával találkoztam, ahol egyáltalán nem stimmeltek az árak. Ez pedig azért kritkus, mert akármilyen kedvezményt kialkudhatunk, ha azok a számlázáskor eltűnnek. Bizonyos szállitók hajlamosak arra is, hogy önkényesen módositsanak a szolgáltatáson, főleg, ha nem figyeli senki őket. Év eleji áremeléseket is alkalmaznak bejelentés nélkül, és ha a cég fizet, az már ráutaló magatartás, tehát olyan, mintha elfogadta volna az emelést.

Egy ideális világban nem lenne szükség a számlák figyelésére, de mostanában hasznos...

Nyilván nem én vagyok az első, aki megjegyzi, hogy lassan kezelhetetlen magasságokba emelkedik a naponta kapott e-mailek mennyisége. Már régen leiratkoztam mindenféle hirlevélről, a nem nekem szóló vállalati körleveleket (pl. találtam egy telefont a tárgyalóban) törlöm, és mégis napi 50 körül van a leveleim száma. Persze nem számolom pontosan, lehet hogy több. Most, délután 5 órakor 23 levél van az inbox-ban mai dátummal, tehát ezekkel vagy foglalkozni kell, vagy nem kategorizáltam és nem raktam el mappába. Ahhoz is idő kell persze, hogy a leveleket elolvassam, eldöntsem, van-e vele tennivaló, és berakjam egy mappába, ha éppen nem kell vele foglalkoznom, ezzel együtt a legtöbb levéllel foglalkozni kell, legalábbis naponta egyszer megnézni, jött-e rá válasz, és ennek a követése sem egyszerű.

Néhány menedzserkönyv azt irja, hogy a nap csupán bizonyos szakában olvassunk e-maileket, és mindenképpen legyen olyan időszak, amikor nem nézünk rá, de ezt nem könnyű megtenni. Egyrészt a főnök bármikor irhat néhány sort, hogy mi van ezzel vagy azzal a témával, és olyankor nem célszerű egész nap váratni, másrészt sokszor az információt, ami bejön, fel kell dolgozni, és reagálni kell rá. Mégpedig minél előbb. Az is előfordul, hogy olyan levél esik be, amire csupán 1-2 perc alatt válaszolni lehet, ilyenkor nagy a csábitás, hogy megtegyük, és utána elfelejtsük az ügyet. Később aztán ezekből a néhány percekből jön össze annyi idő, hogy már nem is jut idő az igazi feladatokra.

Egy másik téma kör is jelzi, hogy mennyire fontos ez a kérdés: a mobil eszközök. A menedzserek egyre nagyobb része gondolja úgy, hogy jó ötlet az esti sörözés után, 10 óra felé ránézni a levelekre, sőt, akár hosszabb levelek megfogalmazása is egyszerűbb ilyenkor. Ebből aztán újra csak az következik, hogy bár elvileg senkit sem érdekel, mikor érek be, gyakorlatilag reggel 25 olvasatlan levél fogad, amiből jónéhány azonnali választ követel.

Mi következik ebből? Teljesen rabjai vagyunk a technikának, vagy marad még hely a munkának is? Én azt gondolom, hogy nem lehet igazán korlátozni a levelek olvasását. Hiába nyitnám meg mondjuk naponta kétszer a levelezőprogramot, addigra összegyűlne annyi levél, ami szinte kezelhetetlen lenne, másrészt addigra már valaki más reagálna olyan levelekre is, amikre nekem kellett volna. Azért még igy is van pár eszköz a kezemben. Letiltottam az összes felugró üzenetet, ami jelzi, hogy levelem érkezett - se boriték, se ablak. Törekszem a kategorizálásra, tehát a leveleket mappákba teszem, és ha egy levéllel elkezdtem foglalkozni, akkor annak a vége vagy a törlés, vagy mappába helyezés. Akárhogy is, még ezzel együtt is túl sok időt töltök levelezéssel - érzésre biztosan.

Úgy veszem észre, a cégek többsége egyre inkább takarékoskodik a munkaerővel. Olyan helyeken, ahol eddig 5 beszerző volt, meg egy igazgató, most vannak ketten. Az igazgatót most managernek hivják, és a két aszisztens, aki bedolgozott, eltűnt. Ahogy látom, máshol is ez a trend. Az egyik ok természetesen a globalizáció, a hatékonyság növelése mindenütt. A másik, hogy egyre kevesebb jelentőséget tulajdonitanak a háttérmunkának, az úgynevezett alacsony hozzáadott értékű tevékenységnek. Ez egyszerre szükségszerűség és veszélyforrás. A számitástechnika fejlődésével valóban úgy tűnhet, egyre kevesebb ember szükséges pusztán adminisztrációra, pl. megrendelés irásra, egyeztetésre, a költségek elemzésére stb. Ez érthető, ugyanakkor ezek a feladatok továbbra is fennállnak, és viszik az időt. VAlószinüleg nem tévedek nagyot, ha azt állitom, hogy a beszerzésben is még 100 év múlva is lesznek olyan feladatok, amiket vigan ki lehetne adni egy aszisztensnek - ha még marad. Igy a vezető koncentrálhatna a stratégiai feladatokra. Mert ne legyenek illózióink: ha a vezető megrendelést ir, szállitási időt egyeztet, visszaigazolásokat gyűjt, akkor azt az időt a stratégiai, elsőre nem látható feladatoktól fogja elvenni. Pontosan azoktól a feladatoktól, ahol a legtöbb pénzt takarithatná meg.
 

Kétségtelen, hogy napjaink egyik sikerszava a kiszervezés. Sokba kerül a raktározás? Szervezzük ki! Új számitógépeket akarunk venni? Szervezzük ki azt is! Nem is lehet kérdés, hogy előnyös-e, hiszen a specialista cég nyilván hatékonyabb, az indiai munkaerő olcsóbb, és a könyvekben sem jelenik meg 100 számitógép, csak a kiszervezett cégnél. Viszont arról kevesen beszélnek, hogy milyen hátrányokkal jár egy ilyen lépés, hiszen mindenki az előnyökért dolgozik. Csakhogy. Van egy olyan érzésem, hogy a vállalatok világában minden az ésszerűség és a józan ész ellen megy. Vegyük mondjuk a pénzügyet. Az utóbbi években sok cég kiszervezte ezt, és ez azzal járt, hogy valamelyik országban beszkennelik a számlákat, majd egy másikban feldolgozzák azokat. A hibalehetőség sokszoros. A felhasználó kap egy levelet, hogy van egy számlája, de aki a központban feldolgozza a számlát, az nem érti azt, mivel más nyelven van, és semmit sem tud tenni. A dolgozó pedig, aki eddig átballagott a pénzügyre, ha kérdése volt, most nem fordulhat senkihez, hiszen automata üzenetekkel kommunikál. Ha netán bonyolult lenne egy számlakezelés, pl. több költséghelyre megy stb. azt is nehéz elmagyarázni egy másik országbeli embernek. A végeredmény: lehet, hogy olcsóbb lett, de nehézkes, lassú, szervezetlen.

A másik probléma ezzel a munkahely kérdése. Mert az nyilvánvaló, hogy a cég kirúgja a pénzügyeseket, és helyettük a kiszervezett cégnél lesz néhány ember. Növekszik a munkanélküliség, ami pedig manapság 10 % körül jár szinte egész Európában. Értem én, hogy nő a hatékonyság, csakhogy a kirúgott ember nem fogja megvenni a cég szolgáltatásait/termékeit sem, ezzel visszahat a cég életére is. Pont azért, mert a cég egyre hatékonyabb lesz, ezért csökken az eladása, mert a többi cég is kiszervezi a munkát.

A kiszervezéssel kétségtelenül nehéz idők jönnek a munkatársakra is, hiszen az átállás alatt lassul a folyamat, több a hiba, és a cég nem azzal tölti az idejét, amivel kellene.

Mindezek ellenére a kiszervezés megállithatatlannak tűnik, és kétségtelenül vannak előnyei is. A hátrányokat viszont a legritkább esetben prezentálják...