Nyilván nem én vagyok az első, aki megjegyzi, hogy lassan kezelhetetlen magasságokba emelkedik a naponta kapott e-mailek mennyisége. Már régen leiratkoztam mindenféle hirlevélről, a nem nekem szóló vállalati körleveleket (pl. találtam egy telefont a tárgyalóban) törlöm, és mégis napi 50 körül van a leveleim száma. Persze nem számolom pontosan, lehet hogy több. Most, délután 5 órakor 23 levél van az inbox-ban mai dátummal, tehát ezekkel vagy foglalkozni kell, vagy nem kategorizáltam és nem raktam el mappába. Ahhoz is idő kell persze, hogy a leveleket elolvassam, eldöntsem, van-e vele tennivaló, és berakjam egy mappába, ha éppen nem kell vele foglalkoznom, ezzel együtt a legtöbb levéllel foglalkozni kell, legalábbis naponta egyszer megnézni, jött-e rá válasz, és ennek a követése sem egyszerű.
Néhány menedzserkönyv azt irja, hogy a nap csupán bizonyos szakában olvassunk e-maileket, és mindenképpen legyen olyan időszak, amikor nem nézünk rá, de ezt nem könnyű megtenni. Egyrészt a főnök bármikor irhat néhány sort, hogy mi van ezzel vagy azzal a témával, és olyankor nem célszerű egész nap váratni, másrészt sokszor az információt, ami bejön, fel kell dolgozni, és reagálni kell rá. Mégpedig minél előbb. Az is előfordul, hogy olyan levél esik be, amire csupán 1-2 perc alatt válaszolni lehet, ilyenkor nagy a csábitás, hogy megtegyük, és utána elfelejtsük az ügyet. Később aztán ezekből a néhány percekből jön össze annyi idő, hogy már nem is jut idő az igazi feladatokra.
Egy másik téma kör is jelzi, hogy mennyire fontos ez a kérdés: a mobil eszközök. A menedzserek egyre nagyobb része gondolja úgy, hogy jó ötlet az esti sörözés után, 10 óra felé ránézni a levelekre, sőt, akár hosszabb levelek megfogalmazása is egyszerűbb ilyenkor. Ebből aztán újra csak az következik, hogy bár elvileg senkit sem érdekel, mikor érek be, gyakorlatilag reggel 25 olvasatlan levél fogad, amiből jónéhány azonnali választ követel.
Mi következik ebből? Teljesen rabjai vagyunk a technikának, vagy marad még hely a munkának is? Én azt gondolom, hogy nem lehet igazán korlátozni a levelek olvasását. Hiába nyitnám meg mondjuk naponta kétszer a levelezőprogramot, addigra összegyűlne annyi levél, ami szinte kezelhetetlen lenne, másrészt addigra már valaki más reagálna olyan levelekre is, amikre nekem kellett volna. Azért még igy is van pár eszköz a kezemben. Letiltottam az összes felugró üzenetet, ami jelzi, hogy levelem érkezett - se boriték, se ablak. Törekszem a kategorizálásra, tehát a leveleket mappákba teszem, és ha egy levéllel elkezdtem foglalkozni, akkor annak a vége vagy a törlés, vagy mappába helyezés. Akárhogy is, még ezzel együtt is túl sok időt töltök levelezéssel - érzésre biztosan.
