Általában nagy cégek csinálnak olyat, hogy megbiznak egy másik céget, hogy segitsen nekik a beszerzés támogatásában. Ilyenkor, bár van beszerző is az országban, megbízzák ezt a külsős csapatot, hogy tendereztessen le egy adott területet. Ez azért jó, mert egyrészt a beszerző mással foglalkozhat, másrészt ezzel szinte automatikusan megoldják a korrupciós kérdéseket is, ezért azok a cégek, ahol ez fontos, előszeretettel alkalmazzák ezt a módszert.
Az alkalmazásuk könnyen megy: végtelen prezentációkat gyártanak, és sokszor hivatkoznak olyan kontrollpontokra, amik szerintük megkerülhetetlenek. Ezzel a mondattal el is árultam, hogy nem vagyok a híve ezeknek a programoknak. A prezentációk valóban jól néznek ki, de sokszor nincs közük a valósághoz. Az alapállapot ugyanis minden esetben az, hogy a kihelyezett központ megkap minden információt. Itt kezdődnek a gondok. Ugyanis azok az információk, amik kellenének, nincsenek meg. A beszerző vagy egyeztet a szakterülettel, vagy riportokból szedi ki, de a közös az, hogy ezt nem lehet megspórolni. Ez pedig azt jelenti, hogy a beszerző dolgozik - a kihelyezett kolléga nem.
Sokszor az ügy sem teljesen egyértelmű, ilyenkor a beszerző odamegy a társosztályhoz, és egyeztet. De mit tud tenni a külsős? Leveleket irogat, vagy megkéri a beszerzőt, hogy tisztázza a témát. Megint ugyanott vagyunk, ez nem segítség.
A tenderezéssel is lehetnek bajok. A szállító ugyanis kérdez, a kihelyezett ember meg nem tudja a választ, innentől viszont az egész egy bohózattá válik.
Gyorsan tegyük viszont hozzá, hogy a külsős cégek alkalmazása sohasem a beszerző döntése, ezért érdemes lehet azon gondolkodni, hogy mivel lehetne jobbá tenni a folyamatot, ha már együtt kell működni? A válasz igazán egyszerű és mégis bonyolult: kommunikációval. Minél több szempontot, adatot, háttérinfót osztok meg velük - természetesen az ügyhöz kapcsolódóan - annál könnyebb lesz nekik is elképzelni, hogy miről van szó.
Én minden ilyen kapcsolatot úgy kezdek, hogy megpróbálok találkozni az illetővel, vagy ha az nem megy, akkor telefonon beszélni. Jó, ha kialakul legalább egy kép, hogy kivel is dolgozunk együtt.
