Kezdjük az elején. A beszerzés nem az, amikor valaki lemegy a boltba egy kakaós csigáért. A legtöbben szerintem még mindig ezzel a klasszikusnak mondható modellel próbálják magyarázni a beszerzést, holott ez elenyésző, bár kétségtelenül látványos része a folyamatnak. Lássuk inkább, hogy mi az, ami sokkal fontosabb.
Preferált szállitói lista. Egy nagyobb szervezetben már az is érték, ha valaki tudja, hogy kitől mit kell venni, és ki miben erős. De a listázás nagyobb előnyökkel is jár. Az ajánlott státusz megszerzése feltételez egy alapos vizsgálatot, mely során kiszűrhetők kockázatok. A listára felkerülés feltételezi azt, hogy tenderezés történt, ami nyilván jó hatással van az árakra. Ráadásul miután kihirdettük a listát, a dolgozók nem vagy nehezen vehetnek más cégektől, tehát a folyamat ellenőrzött.
Titoktartás. Ha egy grafikai anyagot átadunk egy nyomdának, az bizonyára tárolni, feldolgozni, és még ezermás dolgot fog a mi kényes anyagainkkal csinálni. Hogy mást ne mondjak, referenciaként az összes cégnek mutogatni fogja az elkészült művet. De ez még az egyszerűbbnek tűnő eset. Simán előfordulhat, hogy egy beszállitó olyan adatokkal dolgozik, amik érdeklik a versenytársainkat. A beszerző feladata egy jó titoktartási szerződéssel leszabályozni ezt a területet.
KPI. Az rendben van, hogy van egy szállitónk, no de elégedettek vagyunk vele? Jó velük dolgozni? A jó beszerző figyeli a cégek teljesitményét megrendelés után is, és visszajelzéseket szerez a kollégáitól is, ha azok kapcsolatba kerültek a céggel. Ezek alapján gyorsan kiderülhet, ha egy céggel probléma van, amit kezelni kell.
Reklamáció kezelés. Megtörtént az, amire senki sem számitott: a leszállított áru vagy szolgáltatás nem megfelelő. A beszerzőnek napi tapasztalata van ezen ügyek kezelésében. Egyáltalán tisztában van a jogszabályokkal, és azzal, hogy mit kérhet. Pl. ha egy autó elromlik, az még nem ok arra, hogy kicseréljék, ezt kommunikálni kell a használóval...
Szerződés kezelés. A legjobb szerződés sem véd meg mindentől, de sokszor már az említése is elég ahhoz, hogy a szállítót teljesítésre ösztökélje. Minél jobb a szerződés, később annál kevesebb problémánk lehet. Persze ezt is lehet uram-bátyám stílusban, majd ha gond lesz megoldjuk kérdésként kezelni, csak nem biztos, hogy ez a jó megoldás.
A beszerzés képviselete. Ha a beszerző a folyamat része, nagyon gyorsan kiderül, ha egy igénylőnek személyes preferenciái vannak. Már a műszaki tartalom meghatározásánál látja a beszerző, hogy a valóságtól elrugaszkodott igények jelentkeztek, vagy az ár egyáltalán nem volt szempont a műszaki tartalomnál. Pl: egy piackutatásnál erősen árfüggő, hogy milyen széles körben kérdezünk. Természetesen a túl széles kör akár duplázza a költségeket, miközben lehet, hogy nincs szükség akkora pontosságra.
Korrupciós kockázatok kezelése. Már egy jól beállított beszerzési folyamat is gyakorlatilag kizárja a korrupció lehetőségét, de legalábbis erősen csökkenti, de természetesen további kontroll pontokat is be lehet építeni.
